DEĞİŞİM HUKUK AYDINLATMA METNİ

GENEL BİLGİLENDİRME

Av. Tuba ŞENOĞUL CAN ve Av. Engin YILDIZ (Bundan sonra “Değişim Hukuk” olarak adlandırılacaktır) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (Bundan sonra “KVKK” olarak adlandırılacaktır) ve ilgili mevzuatın yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, Avukatlık Yasası’nda tanımlanan faaliyet ve hizmetlerimizi yerine getirirken ulaştığımız kişisel verilerin KVKK ve ilgili mevzuatta belirtildiği şekilde disipline edilmesine büyük önem gösterdiğimizi belirtmek isteriz.

Yasadan kaynaklı sorumluluğumuzun tam idraki ile KVKK kapsamında tanımlı “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verileri aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

TANIMLAR

İş bu Aydınlatma Metninde yer verilen terim ve kısaltmalara ilişkin tanımlar aşağıdaki gibidir;

  1. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi,
  2. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ya da KVKK : 07.04.2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
  3. Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorunlu olan gerçek veya tüzel kişi
  4. Veri İşleyen : Veri Sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

AYDINLATMA METNİNİN AMACI

Değişim Hukuk Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili olarak sizleri en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar “Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz”i de kapsamaktadır.

VERİ SORUMLUSU

Değişim Hukuk
Sırakapılar Mah. Saltak Cad. Doğan Apt. No:48 K:4 D:7 Merkezefendi/DENİZLİ
[email protected]

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel veriler, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Değişim Hukuk’un bağlı birimleri, sosyal medya mecraları, internet sitesi vasıtasıyla ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.

Kişisel veriler, Değişim Hukuk ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

Kişisel verileriniz, aşağıda ikinci maddede yer alan amaçlar doğrultusunda ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE İŞLEME AMAÇLARI

Değişim Hukuk tarafından hukuk bürosuna başvuran çalışan adayları, hukuk bürosu çalışanları, stajyerleri, ortakları, potansiyel ve aktif hizmet almakta olan müvekkilleri ya da danışanları, beraber çalışmakta olduğu tedarikçilerin çalışanları, yetkilileri, ziyaretçilere ait olmak üzere;

  1. Kimlik : Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veriler (Ad, Soyad, Doğum tarihi/Doğum yeri, TC kimlik numarası, Cinsiyet, Yaş, SGK Sicil Numarası, Uyruk, Fotoğraf),
  2. İletişim : Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veriler (Telefon numarası, Mail adresi, Yerleşim yeri adresi, İş yeri adresi),
  3. Özlük : Personel özlük dosyasında yer alan veriler (SGK işe giriş bildirgesi, Meslek yeterlilik belgesi, Bordro bilgileri, Özgeçmiş, Puantaj),
  4. Finans : Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veriler (Banka adı, Banka şubesi, Banka şube kodu, Hesap numarası, IBAN numarası),
  5. Görsel ve İşitsel Kayıtlar : Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veriler (Fotoğraf ve Kamera kaydı),
  6. Hukuki İşlem : Kişiye ait adli makamlarla olan yazışmalar ve bu ve benzeri durumlara ilişkin kişisel veriler (İcra takibi , Mahkeme tutanakları, Dava dilekçeleri, Adli yazışmalar, Arabuluculuk tutanakları),
  7. Sağlık Bilgileri : Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veriler (İş kazalarına ve meslek hastalıklarına ilişkin sağlık bilgileri, Hukuki süreçlerin ve yargılama süreçlerinin yürütülmesi için gerekli olan sağlık bilgileri),
  8. Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri : Kişiye ait ceza mahkumiyetine ilişkin veya  güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler (Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, Adli sicil kaydı),
  9. Eğitim Verisi : Kişiye ait eğitim veriler (Diploma Notu, Diploma bilgisi, Eğitim kurumu bilgisi, Transkrip)

gibi   kişisel   veriler   ilgili   kişilerin izinleri kapsamında ve amaçlarına uygun bir biçimde elde edilmekte, işlenmekte ve KVKK’da belirtildiği şekilde ancak 3. kişilere aktarılmaktadır.

Toplanan kişisel veriler;

  1. Değişim Hukuk ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vs.) Değişim Hukuk veya Değişim Hukuka bağlı merkez ve birimlerinin ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
  2. Değişim Hukuk işlerinin yürütüldüğü veya Değişim Hukuka bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari ve iş sağlığı güvenliklerinin temini, 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4515 sayılı Avukatlık Kanunu, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu, 2577 sayılı İdari Yargılama Usulu Kanunu, 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve ilgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi,
  3. Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
  4. Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
  5. Hukuk Büromuzun süreç ve politikalarının yürütülmesi,
  6. Sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi, serbest meslek makbuzunun düzenlenmesi,
  7. Tüm çalışanların eğitilmesi ve ve kariyer gelişimi,
  8. Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilmesi,
  9. Anlaşmalı olunan kurumlar tarafından, anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet, hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  10. Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
  11. İnternet sitesi üzerinden sorulan sorularda veya talep edilen randevularda doğru kişiye hitap edilmesi, sorunun veya randevunun teyidi ile işin yürütümünün kolaylaştırılması amaçlarıyla

KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri doğrultusunda işlenecektir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

KVKK ve mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, kişisel veriler yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda;

  1. İlgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi/kurum ve/veya kuruluşlara,
  2. Bankalar ve diğer finans kuruluşlara,
  3. Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıklara,
  4. İş ortaklara,
  5. Sözleşmesel olarak hizmet aldığımız ve/veya hizmet verdiğimiz, iş birliği yaptığımız, yurt içi/yurt dışı kuruluşlara

KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri doğrultusunda aktarılacaktır.

VERİ İŞLEME SÜRESİ VE MUHAFAZA SÜRESİ

Kişisel veriler, iş bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Değişim Hukuk ve Değişim Hukuk’a bağlı merkez ve birimlerinin tabii olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zaman aşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır. Bu bağlamda kanunlarda belirtilen süreler ile iş bu aydınlatma metninde çelişki olması halinde kanunlarda belirtilen süreler esas alınacaktır.

Kişisel veriler, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak iş bu aydınlatma metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda Değişim Hukuk uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Bu kapsamda bir kısım saklama süresi aşağıda belirtilmektedir;

  1. Dava süreçlerinin yürütülmesi faaliyetin sona ermesini takiben 3 yıl,
  2. Sözleşmelerin hazırlanması ve ifa faaliyeti sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl,
  3. Personel dosyalarının tutulması iş akdinin sona ermesini takiben 5 yıl

İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

KVKK’nın 11. maddesi hükümleri uyarınca kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklarınız bulunmaktadır;

  1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. İşlenen kişisel verilerinize ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerinizin Değişim Hukuk tarafından işlenme amacını ve bunların amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarılıp aktarılmadığını ve aktarılmışsa kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerinizin Değişim Hukuk tarafından eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde verilerdeki yanlışlıkların düzeltilmesini isteme,
  6. Kullanım alanının son bulması, kişisel verilerin işlenme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel verilerinizin silinmesini, anonimleştirilmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi, anonimleştirilmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle, aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası  ve sair mevzuatlarda öngörülen yasal düzenlemeler uyarınca hazırlanan “Değişim Hukuk İlgili Kişi Başvuru Formu” ıslak imzalı olacak şekilde bir nüshası Sırakapılar Mah. Saltak Cad. Doğan Apt. No:48 Kat:4 Daire:7 Merkezefendi/DENİZLİ adresinde faaliyet gösteren Değişim Hukuk’a bizzat gelip elden teslim edilerek, iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla veya noter aracılığıyla gönderebileceği gibi Değişim Hukuk’a ait [email protected] e-posta adresine güvenli elektronik imzalı, mobil imzalı ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusu sayılan Değişim Hukuk’a iletilmesi gerekmektedir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları hakkında Tebliğin 5. maddesine göre başvuruda;

  1. Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
  2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, Yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
  4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
  5. Talep konusu

bulunması zorunlu olup bu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

Kişisel veri sahibi KVKK’nın 11. maddesinde yazılı haklarının aranması adına ya doğrudan kendisi ya da avukatı aracılığı ile müracaatta bulunacak olup avukatlık mesleğini icra etmeyen üçüncü bir kişiye vekalet verse dahi müracaatı işleme alınmayacaktır. Avukat aracılığı ile yapılacak olan müracaatlarda ise ilgili kişi tarafından noter vasıtasıyla düzenlenecek olan vekaletnamelerde kendi adına KVKK’nın 11. maddesinde yazılı hakların aranması adına avukatına açık yetki verdiğine dair beyanının bulunması gerekmektedir. Aksi müracaatlar işleme alınmayacaktır. Değişim Hukuk, başvurucunun kişisel veri sahibi olup olmadığı amacıyla ek bilgi talep etme ve veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltme hakkını saklı tutmaktadır.

Değişim Hukuk, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, söz konusu taleplerin sonuçlandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, başvuru sahibinden Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret  alınabilir. Değişim Hukuk, talebi kabul edip işleme koyabilir veya gerekçesini açıklayarak talebi yazılı usulle reddedebilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sorumlusunun cevabının öğrenildiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunulabilir.